FAQ

1 - Uma factura é um documento comercial cuja emissão é, em regra, obrigatória para todos os transmissores de bens ou prestadores de serviços, sendo um elemento essencial para o Imposto sobre o Valor Acrescentado (IVA), na medida em que confere aos adquirentes dos bens ou aos destinatários dos serviços um direito de crédito perante o Estado, que se consubstancia no exercício do direito à dedução do imposto nela incorporado.

A factura electrónica é o mesmo documento comercial, mas reduzido a um formato electrónico, isto é, "desmaterializado". A factura electrónica tem o mesmo valor que a factura em papel, desde que contenha as menções obrigatórias para qualquer factura, e satisfaça as condições exigidas na lei para garantir a autenticidade da sua origem e a integridade do seu conteúdo.

Não é necessário qualquer diploma regulamentar para que as empresas adiram, em Portugal, a um sistema de factura electrónica. A nossa lei, tal como a directiva da União Europeia que adapta para o direito nacional, devolve a iniciativa daquela opção às empresas. Se bem que o essencial do regime da factura electrónica se encontre já no Código do IVA, tal não invalida que o Estado possa editar normas complementares que, de alguma forma, tornem ainda mais claro o regime legal em vigor, tal como já antecipado no preâmbulo do Decreto-Lei n.º 256/2003.

Neste sentido, foi já aprovado, em Conselho de Secretários de Estado, um diploma regulamentar que explicita os requisitos de emissão e arquivo de facturas electrónicas, bem como os poderes de fiscalização da Administração Tributária relativamente aos sistemas de Facturação Electrónica.

A questão não se coloca em termos de valor probatório. Enquanto para muitos documentos electrónicos a lei fixa as condições para que tenham tal valor probatório, no que respeita à factura electrónica, a lei afirma claramente a sua equivalência à factura em papel, desde que cumpridos os requisitos gerais a que deve obedecer qualquer factura, acrescidos dos requisitos específicos para a factura electrónica.

Sim. Os sujeitos passivos podem, sob reserva de aceitação do destinatário, emitir facturas ou documentos equivalentes por via electrónica, desde que seja garantida a autenticidade da sua origem e a integridade do seu conteúdo, mediante uma assinatura electrónica avançada ou intercâmbio electrónico de dados.

Existe alguma tendência para confundir os meios electrónicos de transmissão utilizados com a forma dos documentos transmitidos. Desde que seja garantida a autenticidade da sua origem e a integridade do seu conteúdo mediante assinatura electrónica avançada nos termos do ponto 2 do art.º 2.º da Directiva 1999/93/CE, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 13 de Dezembro de 1999 ou intercâmbio electrónico de dados (EDI), tal como vem definido na Recomendação 1994/820/CE, da Comissão, de 19 de Outubro de 1994, poderão ser utilizados quaisquer meios electrónicos de transmissão disponíveis.

Sim, desde que aposta uma assinatura electrónica avançada na factura electrónica. No entanto que fique claro que a introdução de dados no corpo da mensagem de correio electrónico não é aceite como factura electrónica nos termos da lei.

Quando a transmissão da factura electrónica for efectuada recorrendo ao intercâmbio electrónico de dados (EDI) qualquer formato, desde que acordado entre as partes num contrato previamente efectuado, é aceitável. No caso de se recorrer à assinatura electrónica avançada, qualquer formato é válido. Como referido anteriormente, em ambos os casos deve-se garantir a autenticidade da sua origem e a integridade do seu conteúdo.

Os sujeitos passivos que emitam ou recebam facturas ou documentos equivalentes por via electrónica deverão conservar em suporte papel listagens que as identifiquem, por cada período de tributação (mensal ou trimestral), devendo essas listagens conter, nomeadamente, a identificação das facturas (números e data), a identificação e NIF (número de identificação fiscal) do emissor e do receptor, montante de IVA liquidado e o montante total da factura (n.º3 art.º 45.º e n.º 3 art.º 48.º do CIVA).

Tal obrigatoriedade considera-se automaticamente cumprida com a emissão das facturas por via electrónica, na medida em que tal emissão só poderá ocorrer sob reserva de aceitação pelo destinatário, de acordo com o estabelecido no n.º 10 do art.º 35.º do CIVA.

De acordo com o estabelecido no n.º 5 art.º 35.º do CIVA, as facturas ou documentos equivalentes devem ser numerados sequencialmente. Como os sujeitos passivos podem emitir, simultaneamente, facturas ou documentos equivalentes em suporte papel e por via electrónica, as facturas ou documentos equivalentes emitidos por via electrónica devem obedecer a uma ordem sequencial distinta da dos emitidos em suporte papel, para efeitos de controlo por parte da Administração Tributária.

O n.º 10 do art.º 35.º do CIVA permite que os sujeitos passivos emitam as facturas ou documentos equivalentes por via electrónica, sob reserva de aceitação pelo destinatário. Deste modo, a emissão de facturas ou documentos equivalentes por via electrónica obriga a um acordo prévio entre as partes. Para efeitos do Código do IVA, são documentos equivalentes a factura, no caso de facturação electrónica, as mensagens que, contendo os requisitos exigidos para as facturas, visem alterar a factura inicial e para ela façam remissão. Assim sendo, existindo um acordo prévio entre as partes para a emissão de facturas por via electrónica, também os documentos que alteram ou façam remissão à factura inicial deverão ser emitidos por via electrónica.

A possibilidade prevista no n.º 10 do art.º 35.º do CIVA, de emissão das facturas ou documentos equivalentes por via electrónica, não invalida que os bens em circulação tenham de ser acompanhados por documentos de transporte em suporte papel, processados de acordo com o estabelecido no Decreto-Lei n.º 147/2003, de 11 de Julho, diploma que aprovou o "Regime de bens em circulação objecto de transacções entre sujeitos passivos de IVA".

De acordo com o estabelecido no n.º 4 do art.º 52.º do CIVA, as facturas ou documentos equivalentes emitidos e recebidos por via electrónica são arquivadas em suporte electrónico, desde que se encontre garantido à Administração Tributária o acesso completo e em linha aos dados e esteja assegurada a integridade da origem e do conteúdo.

Os sujeitos passivos são obrigados, por força do n.º 1 do art.º 52.º do CIVA, a arquivar e conservar em boa ordem, durante os 10 anos subsequentes, todas as facturas ou documentos equivalentes, emitidos e recebidos em suporte electrónico. O arquivo obrigatório pode ser feito pelo próprio ou em regime de prestação de serviços por entidades terceiras em nome e por conta do sujeito passivo desde que se cumpram os requisitos legalmente estabelecidos.

validação cronologica da factura electrónica resulta da data de emissão e número de factura, que são dois dos seus campos obrigatórios. Assim, não é necessário o recurso à utilização de selos temporais (timestamping).

Não. As duas únicas formas de emitir facturas electrónicas são aquelas que em que seja garantida a autenticidade da sua origem e a integridade do seu conteúdo, mediante a aposição de uma assinatura electrónica avançada ou em que estas garantias sejam asseguradas por intercâmbio electrónico de dados, vulgarmente designado pelo acrónimo EDI.

Não é necessário! No entanto, a utilização de formatos standard simplifica a integração automática das facturas nos diferentes sistemas de informação, o que facilita a obtenção de todos os ganhos possíveis com a desmaterialização, tanto operacionais como de controlo.

Com certeza! Este tipo de processos depende, acima de tudo, de dois factores: da adesão do mercado e das regras de negócio inter-empresariais. A coexistência entre a factura electrónica e a factura em papel é inevitável.

Uma vez que um determinado cliente e fornecedor concordem em utilizar facturas electrónicas, não se deve recorrer a documentos análogos em papel, excepto em situações de emergência (ex.: em caso de falha dos sistemas informáticos). É também possível que, por comum acordo, cliente e fornecedor desistam da utilização de documentos electrónicos e regressem à utilização de documentos em papel.

O titular da assinatura electrónica avançada é o sujeito passivo ou uma entidade terceira, por exemplo, um prestador de serviços com poderes contratuais para o efeito.

Sim, a Lei permite que a exploração do sistema informático ou o armazenamento dos dados se efectue fora do país. Neste caso, o sujeito passivo inspeccionado deverá facultar à administração tributária portuguesa o acesso a partir do território nacional e assegurar o apoio necessário, designadamente através da instrução sobre os procedimentos a adoptar para aceder ao sistema informático de apoio à facturação e para a consulta dos dados armazenados.

Para informações adicionais, consulte o site da UMIC.